Surat Keluar
Fitur Surat Keluar memungkinkan petugas desa untuk mengelola permohonan surat dari warga, seperti membuat keputusan apakah surat tersebut disetujui, ditunda, atau ditolak. Surat yang disetujui kemudian bisa ditandatangani secara digital dan dicetak melalui Kiosk Anjungan Mandiri atau diunduh melalui aplikasi mobile dan web desktop.
1. Tampilan Halaman Data Surat
Pada halaman Data Surat, Anda dapat melihat daftar surat permohonan yang sudah diajukan oleh warga. Halaman ini juga menyediakan filter dan fitur pencarian untuk mempermudah pengelolaan surat.
Daftar Surat:
ID
Tujuan
Tujuan Instansi
Status
Diminta Pada
Aksi
001
Permohonan Surat RT
Dinas Kependudukan
Disetujui
1 Juni 2025
[Lihat Surat] [🗑️ Hapus]
Aksi yang Tersedia:
Lihat Surat: Melihat detail lengkap surat dan memutuskan apakah akan menyetujui, menandatangani, atau menunda surat tersebut.
Hapus (🗑️): Menghapus surat permohonan yang tidak diperlukan atau keliru.
2. Lihat Surat
Ketika Anda mengklik Lihat Surat, Anda akan diarahkan ke halaman Detail Surat yang berisi informasi lebih lengkap tentang surat permohonan yang diajukan.
Halaman Detail Surat:
Berikut adalah informasi yang akan Anda temui di halaman detail surat:
Detail Permohonan Surat Menampilkan informasi dasar seperti tujuan surat, instansi tujuan, kontak alternatif pemohon, dan persyaratan yang diperlukan.
Status Persyaratan Menampilkan dokumen persyaratan yang telah diajukan oleh pemohon, seperti Foto/Scan Surat Pengantar RT/RW, Kartu Keluarga, dan KTP.
Riwayat Status Menampilkan riwayat status surat, seperti Diajukan dan Disetujui, beserta waktu dan tanggalnya.
Informasi Pemohon Menampilkan data lengkap pemohon, seperti Nama, NIK, Alamat, dan Kontak.
Informasi Dokumen Menampilkan detail dokumen surat, seperti Jenis Surat, Tanggal Pembuatan, dan Tanggal Terakhir Diperbarui.
Tindakan yang Dapat Dilakukan:
Setujui Menyetuju surat jika setelah memeriksa semua data dan dokumen pemohon dianggap lengkap dan sesuai.
Pending Mengubah status surat dari "Diproses" menjadi "Pending" jika surat masih memerlukan klarifikasi atau dokumen tambahan jika tidak ada perubahan dalam 1x24 jam surat akan menjadi TOLAK.
Hapus Menghapus surat permohonan jika tidak diperlukan atau tidak sesuai.
3. Menandatangani Surat
Setelah surat disetujui, Anda dapat menandatangani surat tersebut secara digital. Untuk menandatangani, ikuti langkah-langkah berikut:
Klik tombol "Setujui" di halaman detail surat. Setelah Anda menyetujui surat, tombol Tanda Tangani akan muncul.
Klik tombol "Tanda Tangani" Setelah tombol ini diklik, sebuah popup akan muncul yang meminta Anda untuk memasukkan Passphrase.
Formulir Tanda Tangani:
Informasi Pengajuan Menampilkan informasi pengajuan surat yang sudah disetujui.
Passphrase Masukkan Passphrase yang Anda miliki untuk melakukan tanda tangan digital pada surat tersebut.
Klik tombol "Tanda Tangani" setelah memasukkan passphrase.
4. Setelah Tanda Tangan Digital
Setelah proses tanda tangan selesai, surat akan diproses lebih lanjut:
Surat dapat dicetak di Kiosk Anjungan Mandiri yang tersedia di kantor desa atau ruang publik.
Surat juga dapat diunduh melalui aplikasi mobile atau web desktop oleh pemohon untuk keperluan lainnya.
5. Tindakan Pengelolaan Surat Lainnya
Selain menandatangani, Anda juga dapat melakukan tindakan lain terkait pengelolaan surat:
Setujui: Jika surat sudah lengkap dan sesuai, Anda dapat menyetujuinya. Setelah disetujui, pemohon dapat langsung mengunduh atau mencetak surat.
Pending: Jika surat masih membutuhkan informasi atau dokumen tambahan, Anda dapat mengubah statusnya menjadi Pending. Surat ini tidak akan diproses lebih lanjut hingga semua persyaratan terpenuhi.
Hapus: Jika surat diajukan dengan kesalahan atau tidak diperlukan lagi, Anda dapat menghapusnya.
6. Tips Pengelolaan Surat Keluar
Periksa Semua Dokumen dengan Teliti: Sebelum menyetujui surat, pastikan semua dokumen yang diperlukan sudah lengkap dan sesuai.
Gunakan Status Pending dengan Bijak: Jangan ragu untuk menggunakan status Pending jika surat memerlukan klarifikasi lebih lanjut.
Tanda Tangan Digital: Pastikan Anda memiliki passphrase yang benar sebelum melakukan tanda tangan digital pada surat.
Periksa Riwayat Status: Pastikan untuk memeriksa riwayat status surat sebelum memutuskan untuk menyetujui atau menandatangani.
Dengan fitur Surat Keluar, proses pengelolaan surat permohonan dari warga menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, dengan adanya kemampuan tanda tangan digital yang memungkinkan pemohon untuk mencetak atau mengunduh surat dari berbagai platform.
Last updated